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Eine Prozessdefinition ist der vorgegebene Ablauf eines Prozesses. Die Prozessdefinition gibt den Rahmen für alle in Folge gestarteten Prozessinstanzen vor. Die Prozessdefinition umfasst alle relevanten Informationen, die für die Ausführung des Prozesses in T!M benötigt werden. Hierzu zählen auch Smartform, Actionhandler, Rollenzuweisungen („Assignments“) und der Prozessgraph als solches.

Eine Prozessinstanz ist ein einzelner Durchlauf durch eine Prozessdefinition. Jeder Durchlauf kann mit Zusatzinformationen angereichert werden. Diese Informationen werden häufig über eine Smartform abgefragt und durch den Prozessdurchlauf mitgeführt.

Smartforms sind Formulare, die mit der Erstellung einer Prozessdefinition erzeugt werden können. Diese Formulare können reine Datencontainer sein, oder aber - bspw. wenn bei der Modellierung der SmartformDecisionHandler verwendet wurde - auch für Prozessentscheidungen verwendet werden.

Eine Prozessvariable wird im Verlauf eines Prozesses (oder Prozessinstanz genannt) gesetzt und begleitet den Prozess von Anfang bis Ende. Eine Prozessvariable kann sich beliebig oft ändern und kann durch die Smartform oder durch einen Actionhandler erstellt/geändert werden. Durch Prozessvariablen kann der Verlauf von Prozessen gelenkt werden oder aber auch „Infoblätter“ zusammen gestellt werden. Weitere Infos kann dieser Seite entnommen werden.

Der BusinessCalender berechnet Zeiten aufgrund von Arbeitszeiten und Feiertagen. Der Kalender kann je Mandant angepasst werden. Einen genauen Einblick über diese Funktion kann man hier eingesehen.

Eine Node bezeichnet eine Zusammenfassung von Aufgaben. Oft wird die Node auch Aktivität in T!M - Task !n Motion genannt und beinhaltet nur eine Aufgabe. Eine Node sollte immer in einer Swimlane liegen um einen Assignee zu erhalten.

Scriptnodes brauchen keinen Eingriff mehr von Benutzern. Sollt kein Actionhandler auf die Scriptnode liegen, wird das Element ohne eine Aktion übersprungen. Im Normalfall werden Scriptnodes eingesetzt um Actionhandler auszuführen und den Prozess übersichtlicher zu gestalten.

Aufgaben müssen von Sachbearbeitern im Unternehmen abgearbeitet werden und als erledigt markiert werden, damit der Prozess weiter laufen kann.

Eine (Swim)lane stellt eine Gruppe von Benutzern oder einen einzelnen Benutzer dar. Eine Swimlane beinhaltet fast immer mindestens eine Node und ist dafür zuständig, Aufgaben an den richtigen Assignee / Bearbeiter zuzuweisen.
Hat ein Nutzer eine Aufgabe in einer Swimlane erledigt, erhält dieser alle Folgeaufgaben in der selbsten Swimlane.

Assignee oder auch Bearbeiter sind Personen, die Aufgaben zugewiesen sind.

CBA ist eine Komponenten mit welcher es möglich ist Prozessbegleitformular weitesgehend ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Erreicht wird CBA über das Process Repository. Alle kongiurierten Begleitformulare werden in Konfigurationsdateien„ abgelegt, was zu der Namensgebung dieser Komponenten geführt hat.