If more than one user can access the same smartform simutanously, it is recommended to lock the editing for other users, when one user opens it.

This blockade also works in the preview window in the ToDo-Client, but not in the preview window of the processmanager client, because it displays the view's special case.

Will man nur gewisse Bereiche einer Smartform bei Bearbeitung blocken, so wird in diesem Artikel näheres dazu erklärt. If you want to lock only certain parts of the smartform, go to this article.

The options are explained in this article with disadvantages and advantages.

An advanteg of this method is: The properties file does not have be edited, instead the handling is regulated via a smartform-attribute. Moreover does this setting only effect one process/smartform, this means the others keep their settings.

To do this, the form-elemnt has to contain the attribute multiAccess=REPLACEME.

3 values can be assigned to this attribute.

multiAccess = “true” is the default setting, this means more than one user can access the smartform.

multiAccess = “false” means that the smartform is not editable immediately, to edit it the pencil icon has to be clicked first. When this happens, the smartform is locked for every other user until the editor closes the smartform.

If a smartform is being edited, every other user can see who is editing.

1. User 1 opens the smartform first:

2. User 2 opens the smartform, after suer 1 clicked on edit “smartform”:

Wenn multiAccess = “auto” gesetzt wird, sperrt der Nutzer die Smartform automatisch beim Öffnen. Andere Nutzer können sie solange nicht bearbeiten, bis der Bearbeitende User die Smartform schließt. D.h. es ist mit dieser Einstellung nicht möglich eine Smartform “nur” anzusehen, ohne deren Bearbeitung zu verhindern.

Diese Methode macht vor allem Sinn, wenn ein Multi-Access-Handling für alle Prozesse/Smartforms stattfinden soll. Denn eine Änderung in der tim.properties Datei wirkt global (auf alle Mandanten und Prozesse).

Der tim.properties Datei muss die Zeile form-access-mode=ERSETZMICH hinzugefügt werden.

Auch bei dieser Methode gibt es 3 verschiedene Werte:

form-access-mode=multi ist die Default-Einstellung, das bedeutet mehrere Benutzer können gleichzeitig eine Smartform bearbeiten.

Ist form-access-mode= false gesetzt, so ist die Smartform nicht sofort bearbeitbar. Dazu muss zuerst auf das Stiftsymbol geklickt werden. Danach ist die Bearbeitung für alle anderen User gesperrt, solange bis der Bearbeitende die Smartform schließt.
Wird eine Smartform gerade bearbeitet, kann jeder andere Nutzer sehen, wer diese zur Zeit bearbeitet.

Wenn form-access-mode=auto gesetzt wird, sperrt der Nutzer die Smartform automatisch beim Öffnen. Andere Nutzer können die Smartform solange nicht bearbeiten, bis der Bearbeitende sie schließt. D.h. es ist mit dieser Einstellung nicht möglich, eine Smartform “nur” anzusehen, ohne deren Bearbeitung durch andere User zu verhindern.

Eine geblockte Smartform kann durch mehrere Events freigegeben werden. Nach eintreten eines der folgenden Punkte reichet ein Klick auf das Smartform-Tab in der XXXXX um die Smartform wieder selbst bearbeiten zu können:

Wenn der bearbeitende User die Smartform schließt, wird sie wieder zur Bearbeitung freigegeben.

Erledigt der bearbeitende Benutzer die Aufgabe, wird die Smartform wieder zur Bearbeitung freigegeben.

Schließt ein Benutzer TIM, während er eine Aufgabe bearbeitet, wird diese wieder zur Bearbeitung freigegeben.

Fängt ein User an eine Smartform zu bearbeiten, trägt aber 30 Minuten keine Änderung ein, wird ihm das Bearbeitungs-Recht entzogen und die Smartform wird wieder zur Bearbeitung freigegeben.

Will man das Zeitfenster anpassen, also es kürzer oder länger machen, kann man dies durch einfügen der Zeile section timeout=XX in der tim.properties -Datei machen. Das XX gibt dabei die gewünschte Dauer in Minuten an.

Wenn ein Benutzer das Starterrecht besitzt, kann er nicht nur aktuelle Aufgaben sehen, sondern auch Instanzen eines Prozesses. Sollte ein solcher User aus der Unstanz-Sicht auf die Smartform zugreifen, blockiert er weder die Smartform noch wirkt sich eine Blockade der Smartform durch einen anderen User auf ihn aus.