Bei Smartformen, auf die mehrere User gleichzeitig zugreifen könnten, macht es Sinn, die Bearbeitung der Smartform zu für andere Benutzer zu sperren sobald einer diese öffnet.

Diese Blockade funktioniert auch in dem Vorschaufenster in dem ToDo-Client, nicht hingegen in dem Vorschaufenster des Processmanger-Clients', da dies ein Sonderfall der Ansicht darstellt.

Will man nur gewisse Bereiche einer Smartform bei Bearbeitung blocken, so wird in diesem Artikel näheres dazu erklärt.

Die Möglichkeiten hierfür werden in diesem Artikel samt Vor- und Nachteilen erklärt.

Ein Vorteil dieser Methode ist: Die properties Datei muss nicht verändert werden, das Handling wird statt dessen über ein Smartform-Attribut geregelt. Außerdem bezieht sich diese Einstellung nur auf einen Prozess/Smartform, d.h. die anderen Prozesse behalten die gewohnten Einstellungen.

Um dies zu erreichen, muss in das form-Element in der Smartform das Attribut multiAccess=„ERSETZMICH“ hinzugefügt werden.

Diesem Attribut können 3 Werte zugewiesen werden.

multiAccess = „true“ ist die Default-Einstellung, das bedeutet mehrere Benutzer können gleichzeitig auf eine Smartform zugreifen.

Bei multiAccess = „false“ ist die Smartform nicht sofort bearbeitbar, dazu muss zuerst auf das Stiftsymbol geklickt werden. Sobald das passiert ist, wird die Smartform für alle anderen Usern gesperrt, bis der Bearbeitende die Smartform schließt.
Wird eine Smartform gerade bearbeitet, kann jeder andere Nutzer sehen, wer diese zur Zeit bearbeitet.

1. Nutzer 1 öffnet die Smartform zuerst:

2. Nutzer 2 macht die Smartform auf, nachdem Nutzer 1 bereits auf „Smartform bearbeiten“ gedrückt hat:

Wenn multiAccess = „auto“ gesetzt wird, sperrt der Nutzer die Smartform automatisch beim Öffnen. Andere Nutzer können sie solange nicht bearbeiten, bis der Bearbeitende User die Smartform schließt. D.h. es ist mit dieser Einstellung nicht möglich eine Smartform „nur“ anzusehen, ohne deren Bearbeitung zu verhindern.

Diese Methode macht vor allem Sinn, wenn ein Multi-Access-Handling für alle Prozesse/Smartforms stattfinden soll. Denn eine Änderung in der tim.properties Datei wirkt global (auf alle Mandanten und Prozesse).

Der tim.properties Datei muss die Zeile form-access-mode=ERSETZMICH hinzugefügt werden.

Auch bei dieser Methode gibt es 3 verschiedene Werte:

form-access-mode=multi ist die Default-Einstellung, das bedeutet mehrere Benutzer können gleichzeitig eine Smartform bearbeiten.

Ist form-access-mode= false gesetzt, so ist die Smartform nicht sofort bearbeitbar. Dazu muss zuerst auf das Stiftsymbol geklickt werden. Danach ist die Bearbeitung für alle anderen User gesperrt, solange bis der Bearbeitende die Smartform schließt.
Wird eine Smartform gerade bearbeitet, kann jeder andere Nutzer sehen, wer diese zur Zeit bearbeitet.

Wenn form-access-mode=auto gesetzt wird, sperrt der Nutzer die Smartform automatisch beim Öffnen. Andere Nutzer können die Smartform solange nicht bearbeiten, bis der Bearbeitende sie schließt. D.h. es ist mit dieser Einstellung nicht möglich, eine Smartform „nur“ anzusehen, ohne deren Bearbeitung durch andere User zu verhindern.

Eine geblockte Smartform kann durch mehrere Events freigegeben werden. Nach eintreten eines der folgenden Punkte reichet ein Klick auf das Smartform-Tab in der XXXXX um die Smartform wieder selbst bearbeiten zu können:

Wenn der bearbeitende User die Smartform schließt, wird sie wieder zur Bearbeitung freigegeben.

Erledigt der bearbeitende Benutzer die Aufgabe, wird die Smartform wieder zur Bearbeitung freigegeben.

Schließt ein Benutzer TIM, während er eine Aufgabe bearbeitet, wird diese wieder zur Bearbeitung freigegeben.

Fängt ein User an eine Smartform zu bearbeiten, trägt aber 30 Minuten keine Änderung ein, wird ihm das Bearbeitungs-Recht entzogen und die Smartform wird wieder zur Bearbeitung freigegeben.

Will man das Zeitfenster anpassen, also es kürzer oder länger machen, kann man dies durch einfügen der Zeile section timeout=XX in der tim.properties -Datei machen. Das XX gibt dabei die gewünschte Dauer in Minuten an.

Wenn ein Benutzer das Starterrecht besitzt, kann er nicht nur aktuelle Aufgaben sehen, sondern auch Instanzen eines Prozesses. Sollte ein solcher User aus der Unstanz-Sicht auf die Smartform zugreifen, blockiert er weder die Smartform noch wirkt sich eine Blockade der Smartform durch einen anderen User auf ihn aus.