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Es ist möglich die von T!M verschickten Emails, die z.B. über neue Aufgaben informieren, anzupassen. Der Text kann beliebig geändert werden. Dafür muss die Datei loom.properties mit einem Textbearbeitungsprogramm geöffnet werden. Diese Datei befindet sich unter folgender Ordnerstruktur:
...\server\default\deploy\loom.ear\config
Alle Mailtexte können entweder normalen Text enthalten oder auch als HTML-Mails versendet werden.
Unter dem Punkt Notification Mails können die Benachrichtigungs Email über erledigte Aufgaben angepasst werden.
Unter diesem Punkt können die Benachrichtigungs Mails über archivierte Instanzen angepasst werden:
Unter diesem Punkt können die Benachrichtigungs Mails über AdHoc angepasst werden.
Hier können die Mailtexte angepasst werden, die verschickt werden wenn ein Mitarbeiter eine neue Aufgabe zugewiesen bekommt.
Die Text der Email, die von dem System verschickt werden und an noch nicht erledigte Aufgaben zu erinnern können ebenfalls angepasst werden
Die Mails die bei der Eskalation eines Prozesses verschickt werden können ebenfalls angepasst werden
Es ist möglich in den Mailtexten bestimmte Schlagwörter zu benutzen, diese werden anschließend durch die zugehörige Variable ersetzt.
HTML-Taskmails können verwendet werden um den Mailinhalt aufzubereiten. Neben der Möglichkeit einfache Textlinks einzubetten können hier bspw. auch Bilder etc. verwendet werden. Dies ist bei herkömmlichen Task-Mails nicht möglich. Um HTML-Mails zu ermöglichen, muss der Parameter taskmail-text mit
<html><head><meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8"></head><body>
beginnen.
Beispiel:
taskmail-text=<html><head><meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8"> </head> <body> Sie haben eine neue Aufgabe: ${taskName} <br/> im Prozess: ${processDefinitionName} erhalten. <br/> Soll T!M sie sp\u00e4ter an diese Aufgabe erinnern? <br/> <br/> <a href="${baselink}EscalationManager/createTaskReminderWithOffsetFromNow.void?args[0]=${taskId}&args[1]=1d&i=1">Morgen Erinnern.</a><br/> \n<a href="${baselink}EscalationManager/createTaskReminderWithOffsetFromNow.void?args[0]=${taskId}&args[1]=3d&i=1">In drei Tagen Erinnern.</a><br/> \n<a href="${baselink}EscalationManager/createTaskReminderWithOffsetFromNow.void?args[0]=${taskId}&args[1]=1w&i=1">In einer Woche erinnern</a><br/> \n<a href="${baselink}EscalationManager/createTaskReminderWithOffsetFromNow.void?args[0]=${taskId}&args[1]=1m&i=1">In einem Monat erinnern.</a><br/> <br/> \n\nDirekt zur Aufgabe: <a href="${taskLink}">${taskName}</a> </body> </html>
Es kann je Definition und/oder Node ein eigener Betreff und Mailtext benutzt werden.
Der Eintrag in der loom.property lautet dann wie folgt:
taskmail-text-PROZESSDEFINITIONSNAME-NODENAME-MIT-LEERZEICHEN=Hier steht der Taskmailtext für eine bestimmte Node in einem bestimmten Prozess
Wobei alle Zeichen außer Buchstaben und Zahlen durch - ersetzt werden müssen. Der komplette Name muss klein geschrieben sein.
Es wird bei jeder Task versucht einen Mailtext speziell für diese Node zu finden. Wird keiner gefunden wird ein Mailtext für die Prozessdefinition gesucht. Ist auch dieser nicht vorhanden wird der Standarttext benutzt.
Also:
taskmail-text-PROZESSDEFINITIONSNAME=Das ist der Aufgabentext von der Prozessdefinition PROZESSDEFIONSNAME
Um Taskmails für einzelne Benutzer zu deaktivieren, kann im Benutzerprofil die Option „Benachrichtigung per Mail bevorzugen“ Ein-, bzw Ausgeschalten werden. Diese Einstellung existiert auch Systemweit im Clientprofil