Um Aufwände über einen Prozess hinweg zu erfassen und auch die Zurechnungsfähigkeit und Transparenz zu verbessern, kann man Kostenstellen verwenden. So kann jeder Mitarbeiter z.B. die Zeit, die er für eine Aufgabe gebraucht hat, hinterlegen. Ein Abteilungsleiter hingegegen kann diese ansehen um zu überpüfen wie lange Mitarbeiter für eine Aufgabe brauchen oder wie viele Mittel in den Durchlauf einer Prozess-Instanz geflossen sind.

In diesem Beispiel geht es um einen einfachen Consulting-Prozess mit 3 Aufgaben verteilt auf zwei Gruppen:

1. Ein Consultant soll einen Termin ausmachen
2. Ein Caterer soll den Raum für den Termin fertig machen (Snacks bereit stellen usw)
3. Der Consultant muss ein Consulting abhalten

Zum Anlagen einer Kostenstelle muss sich ein User mit „Administrator“-Recht in den „Administration“-Client einloggenund auf den Tab „Kostenstellen“ klicken.

Durch einen Klick auf das grüne „+“-Icon geht ein Pop-Up auf, in dem man eine Kostenstelle anlegen kann.

Hier sollte ein klarer Name hinterlegt werden, der die Kostenstelle beschreibt.

Hier kann optional eine Beschreibung der Kostenstelle hinterlegt werden.

Hier wird der Stundensatz der jeweiligen Kostenstellenmitarbeiter hinterlegt.

Hier wird die Währung des Stundensatzes hinterlegt.

Bei jeder Instanz von diesem Prozess kann nun jeder Mitarbeiter seine Aufwände, ob nun seine eigene Zeit oder einfach nur Kosten (z.B. Spesen oder Einkäufe) hinterlegen.

In diesem Beispiel hat der Caterer Benjamin Beaufort sowohl 30 Minuten gebaucht um das Zimmer und die Snacks vorzubereiten und Tee zu machen als auch Snacks im Wert von 20 Euro kaufen müssen. Um dies zu hinterlegen muss er auf die ihm zugewiesene Aufgabe rechtsklicken und „Aufwände“ auswählen. Zuerst trägt er seine verbrauchte Zeit ein, wobei er „Zeit“ als Typ auswählt, eine Beschreibung seiner Tätigkeit hinterlegt, seine Kostenstelle einträgt (das Eintragen wird mit einem Autocomplete unterstützt) und die Zeit die er gebraucht hat:

Anschließend vermerkt er die Ausgaben für die Snacks. Als Typ wählt er nun „Kosten“ aus, hinterlegt auch hier eine Beschreibung, sowie seine Kostenstelle und die Ausgabe:

Bei den jeweils dem Consultant zugeteilten Aufgaben hinterlegt auch dieser seine Zeitaufwände.
Wenn nun der Prozess durchgelaufen ist, sprich in dem Beispiel das Consulting durchgeführt wurde, interessiert sich der CEO dafür, wie viel es seine Firma gekostet hat dieses Consulting durchzuführen.
Dazu rechtsklickt er die Instanz, die ihn interessiert und wählt Aufwände. Darauf hin bekommt er eine Zusammenfassung der Kosten, die in dieser Instant angefallen sind:
In der Zusammenfassung sind enthalten:

1. Jeder einzelne Aufwand
2. Eine Summe über alle monäteren Aufwände
3. Eine Summe über alle zeitlichen Aufwände
4. Eine Summe von allen Arbeitsstunden * Stundenkosten
5. Die totalen Kosten dieser Instanz