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Eine Prozessdefinition ist der vorgegebene Ablauf eines Prozesses. Die Prozessdefinition gibt den Rahmen für alle in Folge gestarteten Prozessinstanzen vor. Die Prozessdefinition umfasst alle relevanten Informationen, die für die Ausführung des Prozesses in T!M benötigt werden. Hierzu zählen auch Smartform, ActionHandler, Rollenzuweisungen („Assignments“) und der Prozessgraph als solches.
Eine Prozessinstanz ist ein einzelner Durchlauf durch eine Prozessdefinition. Jeder Durchlauf kann mit Zusatzinformationen angereichert werden. Diese Informationen werden häufig über eine Smartform abgefragt und durch den Prozessdurchlauf mitgeführt.
Smartforms sind Formulare, die mit der Erstellung einer Prozessdefinition erzeugt werden können. Diese Formulare können reine Datencontainer sein, oder aber - bspw. wenn bei der Modellierung der SmartformDecisionHandler verwendet wurde - auch für Prozessentscheidungen verwendet werden.