Notizen

In diesem Reiter können Notizen angelegt werden die von den Prozessbeteiligten eingesehen werden können.

Element	Beschreibung
1	Hier wird der Inhalt der Notiz angezeigt, damit dieser auf einen Blick sichtbar ist.
2	Über diesen Button lässt sich eine Notiz anfügen. Siehe Neue Notiz.
3	Hier wird der Zeitpunkt angezeigt, an welchem die Notiz angelegt wurde.
4	Hier wird angezeigt welcher Benutzer die Notiz angefügt hat.
5	Hier wird angezeigt auf welcher Aktivität im Prozess die Notiz hinzugefügt wurde.
6	Über diesen Button öffnet sich das Popup um eine E-mail (erneut) zu versenden.

Neue Notiz

Über den Button Notiz erfassen lassen sich neue Notizen anheften.

In das Inhaltfeld kann nun der gewünschte Inhalt eingegeben werden, den die Notiz enthalten soll.
Über den Speichern Button lässt sich die Notiz speichern.
Wird die Checkbox aktiviert wird eine Benachrichtigungsmail an alle Prozessbeteiligten gesendet, welche an alle Benutzer geht die aktuell an dem Prozess beteiligt sind. Dabei wird die Mail in der entsprechenden Benutzersprache versendet, welcher der angeschriebene Benutzer aktuell eingestellt hat.

Das System unterstütz bei Lieferung nur Deutsch und Englisch. Für weitere Sprachen müssen diese in der tim.properties manuell gepflegt werden.

Benachrichtigung versenden

Wurde die Checkbox aktiviert, erscheint ein Popup, welche alle Benutzer auflistet die mit einer Mail angeschrieben werden, dass eine neue Notiz angefügt wurde. Des Weiteren können Notizen nachträglich (erneut) an Prozessteilnehmer versendet werden. Ein Klick auf das „Benachrichtigung versenden“ Icon in der obigen Tabelle öffnet einen Dialog. Dieser enthält eine Auflistung der Empfänger sowie den Betreff der Benachrichtigung und die Zeit, an der die Mail versendet wurde. Im unteren Bereich kann erneut eine Infomail an alle Teilnehmer versendet werden, falls dies erforderlich ist.

Erst wenn die Mail aus der Mailqueue (sendalldelayedemails) versendet wird, erscheint in der Spalte ein Datum und Uhrzeit.

Prozessteilnehmer von der Benachrichtigung ausnehmen

In der tim.properties Datei (befindet sich in dem Ordner „configuration“ auf dem entsprechenden Server) können Swimlanes von der Benachrichtigung über neue Notizen ausgenommen werden. Dazu wird folgender Term verwendet:

business-obj-message-excludes-tnr-2231 infomails for notes=hallo

business-obj-message-excludes zeigt an, dass eine Swimlane ausgeschlossen werden soll.
tnr-2231 infomails for notes ist der Name des Prozesses.
hallo ist der Name der Swimlane, die von der Benachrichtigung ausgenommen werden soll.
Hier ist zu beachten, dass alle Zeichen vor dem = lowercase sein müssen. Folglich werden Prozessteilnehmer der Swimlane „hallo“ nicht über die Erstellung einer Notiz benachrichtigt.

Ausnahmen

Ist ein Prozessteilnehmer sowohl Mitglied einer ausgeschlossenen Swimlane, als auch einer nicht ausgeschlossenen Swimlane, wird der Benutzer trotzdem über die Erstellung einer Notiz benachrichtigt.

Anpassen des Inhalts der Benachrichtigung

Der Inhalt einer Benachrichtigung kann beliebig angepasst werden. Der entsprechende Text wird ebenfalls in der „tim.properties“ durch folgenden Term definiert.

business-obj-message-subject-de=Neue Notiz wurde an Prozess ${SYS.PROCESSINSTANCE_NAME} angehängt ${SYS.BLOG_CREATION_TIME} ${SYS.BLOG_CREATION_USER}

business-obj-message-subject-de zeigt an, dass der Inhalt der Benachrichtigung definiert wird.
Nach dem = folgt der frei zu wählende Inhalt der Benachrichtigung. Der Text kann Prozessvariablen enthalten, wie in diesem Beispiel ${SYS.PROCESSINSTANCE_NAME} (fügt den Namen der Prozessinstanz an), ${SYS.BLOG_CREATION_TIME} (fügt die Erstellungszeit der Notiz an) und ${SYS.BLOG_CREATION_USER} (fügt den Ersteller der Notiz an).