Task- und Gruppen Emails anpasssen

Es ist möglich die von TIM verschickten Emails, die z.B. über neue Aufgaben informieren, anzupassen. Der Text kann beliebig geändert werden. Dafür muss die Datei tim.properties mit einem Textbearbeitungsprogramm geöffnet werden. Diese Datei befindet sich unter folgender Ordnerstruktur:

...\standalone\configuration\

Alle Mailtexte können entweder normalen Text enthalten oder auch als HTML-Mails versendet werden.

Notification Mails

Unter dem Punkt Notification Mails können die Benachrichtigungs Email über erledigte Aufgaben angepasst werden.

notification-assignee-mail-subject : Ändert den Betreff der Mail

notification-assignee-mail-text : Ändert den Text dieser Mail

Archivation

Unter diesem Punkt können die Benachrichtigungs Mails über archivierte Instanzen angepasst werden:

archivation-mail-subject : Ändert den Betreff der Mail

archivation-mail-text : Ändert den Text dieser Mail

Adhoc

Unter diesem Punkt können die Benachrichtigungs Mails über AdHoc angepasst werden.

notification-adhoc-close-subject : Ändert den Betreff der Mail

notification-adhoc-close-text : Ändert den Text dieser Mail

Taskmail

Hier können die Mailtexte angepasst werden, die verschickt werden wenn ein Mitarbeiter eine neue Aufgabe zugewiesen bekommt.

taskmail-subject : Ändert den Betreff der Mail

taskmail-text : Ändert den Text dieser Mail

Die Text der Email, die von dem System verschickt werden und an noch nicht erledigte Aufgaben zu erinnern können ebenfalls angepasst werden

taskreminder-subject : Ändert den Betreff der Mail

taskreminder-text : Ändert den Text dieser Mail

Eskalation

Die Mails die bei der Eskalation eines Prozesses verschickt werden können ebenfalls angepasst werden

escalation-email-subject : Ändert den Betreff der Mail

escalation-email-message : Ändert den Text dieser Mail

Mögliche Variablen für die Mailtexte

Es ist möglich in den Mailtexten bestimmte Schlagwörter zu benutzen, diese werden anschließend durch die zugehörige Variable ersetzt.

${processDefinitionName} : Der Name der Prozessdefinition zu welcher z.b. die Task gehört

${processInstanceName} : Der Name der zugehörigen Prozessinstanz

${processInstanceId} : Die Identifikationsnummer der Prozessinstanz

${processInstanceDescription} : Die Beschreibung, welche der Prozessinstanz beim Start hinterlegt wurde

${taskName} : Der Name der zugehörigen Aufgabe

${nodeName} : Der Name der Aktivtät in welcher sich die Aufgabe befindet

${taskId} : Die Identifikationsnummer der Aufgabe

${nodeId} : Die Identifikationsnummer der Aktivität

${taskLink} : Ein Link der direkt zu der zugehörigen Aufgabe führt

${taskDescription} : Die Beschreibung der derzeitigen Aufgabe

${baseLink} : Der Baselink bildet den Basislink zu dem Server auf welchem die Aufgabe erstellt wurde (z.b. tim.taskinmotion.de)

${NOW} : Das aktuelle Datum

${SEZ, dd.MM.yyyy} : Die Fälligkeit der zugehörigen Aufgabe im gewählten Format

${JEDEPROZESSVARIABLE} : Hier kann jede Prozessvariable aus einem Prozess eingesetzt werden.

HTML-Taskmails

HTML-Taskmails können verwendet werden um den Mailinhalt aufzubereiten. Neben der Möglichkeit einfache Textlinks einzubetten können hier bspw. auch Bilder etc. verwendet werden. Dies ist bei herkömmlichen Task-Mails nicht möglich. Um HTML-Mails zu ermöglichen, muss der Parameter taskmail-text mit folgenden Wert beginnen:

<html><head><meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8"></head><body>

Beispiel:

taskmail-text=<html><head><meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8"></head><body>Sie haben eine neue Aufgabe: ${taskName} <br/> im Prozess: ${processDefinitionName} erhalten. <br/> \nn\nDirekt zur Aufgabe: <a href="${taskLink}">${taskName}</a></body></html>

Taskmails pro Definition und Node unterschiedlich (ab v4.0)

Es kann je Definition und/oder Node ein eigener Betreff und Mailtext benutzt werden. Der Eintrag in der Datei tim.properties lautet dann wie folgt:

taskmail-text-prozessdefinitionsname-nodename-mit-leerzeichen=Hier steht der Taskmailtext für eine bestimmte Node in einem bestimmten Prozess
taskmail-subject-prozessdefinitionsname-nodename-mit-leerzeichen=Ihnen wurde die Aufgabe ${taskName} im Prozess ${processInstanceName} zugewiesen

Es wird bei jeder Aufgabenmail versucht, einen Mailtext speziell für diese Node zu finden. Wird keiner gefunden, wird ein Mailtext für die Prozessdefinition gesucht. Ist auch dieser nicht vorhanden, wird der Standarttext benutzt.
Beispiel für einen individuellen Mailtext je Prozessdefinition:

taskmail-text-prozessdefinitionsname-mit-leerzeichen=Das ist der Aufgabentext von der Prozessdefinition PROZESSDEFIONSNAME
taskmail-subject-prozessdefinitionsname-mit-leerzeichen=Ihnen wurde die Aufgabe ${taskName} im Prozess ${processInstanceName} zugewiesen

Prozessdefinitions- und Nodename müssen klein geschrieben werden! Leerzeichen und Sonderzeichen werden mit einem - dargestellt

Mehrsprachige Emails

Abhängig von der Sprache des angemeldeten Nutzers könnnen die Mailtexte in verschiedenen Sprachen verschickt werden. Hierfür muss die Lokale des Nutzers angehängt werden:

de-taskmail-subject-prozessdefinitionsname-nodename = Hier steht der Betreff der Email
de-taskmail-text-prozessdefinitionsname-nodename = Hier steht der Text der Email

en-taskmail-subject-prozessdefinitionsname-nodename = This is the subject
en-taskmail-text-prozessdefinitionsname-nodename = This is the mailtext

Falls Mehrsprachigkeit im Process Repository gefplegt ist müssen Prozessdefinitions- und Nodename der default Sprache verwendet werden!

Taskmails (De-)aktivieren

Um Taskmails für einzelne Benutzer zu deaktivieren, kann im Benutzerprofil die Option „Benachrichtigung per Mail bevorzugen“ Ein-, bzw Ausgeschalten werden. Diese Einstellung existiert auch Systemweit im Clientprofil

Fehler Mails

Falls beim versenden einer Mail ein Fehler auftritt und im Client Profil das Feld „Benachrichtigung bei Fehler“ gepflegt ist, wird an die ausgewählte Gruppe eine Mail versendet die sich wie folgt zusammensetzt:

mail-not-sent-subject=Mail nicht gesendet Id: ${MAIL.ID} Betreff: ${MAIL.SUBJECT}
mail-not-sent-text=Beim Versand sind folgenden Probleme aufgetreten.\n\n

Zusätzlich wird die Aufgetretene Exception an den Mailtext mit angehängt.